Manajemen Koleksi Media Elektronik

*MIKROFILM DAN MIKROFICE*

MIKROFILM

Mikrofilm adalah hasil reproduksi dalam bentuk gulungan film yang kecil dengan ukuran lembaran film 16 mm dan panjang 100 feets. Untuk film yang berukuran 35 mm dan panjang 200 feets, digulung dalam sel plastik.

Mikrofilm merupakan kopi dari halaman-halaman buku, manuskrip dan sebagainya yang melalui proses fotografi dimana bayangan kecil yang ada pada frame tersebut merupakan duplikat dari bagian aslinya. Mikrofilm masih merupakan pilihan yang populer karena bisa menampung sejumlah besar informasi yang dapat disimpan dalam ruang yang sangat kecil, dan membutuhkan biaya yang rendah.

Bentuk-bentuk mikrofilm:

1. Gulungan, yaitu hasil rekaman dengan kamera yang telah diproses untuk suatu benda. Film tersebut memuat bahan-bahan informasi yang terbentuk secara ringkas dimana informasi diletakkan secara berderet dan mempunyai jaraj tertentu.

2. Lembaran, yaitu hasil reproduksi dari salah satu bagian gulungan yang diberi bingkai dan sampul yang terbuat dari polyester plastik.

Keberadaan mikrofilm di perpustakaan:

a. Mikrofilm sebagai suplemen, dimana pengguna mencari bahan atau dokumen yang mereka perlukan melalui mikrofilm namun di perpustakaan tersebut juga terdapat bahan aslinya.

b. Mikrofilm sebagai komplemen, apabila di perpustakaan itu tidak ada bahan aslinya, jadi informasi tersebut hanya ada di mikrofilm saja.

Alasan penggunaan mikrofilm di perpustakaan:

1. Melestarikan koleksi yang mempunyai nilai sejarah.

2. Menyelamatkan koleksi yang sudah aus.

3. Melengkapi koleksi yang tidak tersedia dalam bentuk cetak dan koleksi yang langka.

4. Mempermudah dalam menggunakan bahan-bahan yang asalnya bertumpuk.

5. Menghemat uang dalam pengiriman.

6. Mengurangi kerusakan.

7. Menggantikan interlibrary loan.

Keuntungan penggunaan mikrofilm:

a. Menghemat penyimpanan.

b. Memperlancar penyebarluasan dokumen.

c. Melestarikan bahan informasi dalam bentuk stensil.

d. Untuk memperkecil penjilidan.

e. Memungkinkan penyimpanan semua dokumen yang terdaftar dalam file komputer.

f. Untuk mengurangi ongkos pengiriman dokumen.

Kekurangan penggunaan mikrofilm:

1. Sulit untuk diperbaharui atau menyisipkan revisi dokumen.

2. Tidak ekonomis untuk mendistribusikan dokumen sendiri.

3. Diperlukan wadah khusus untuk penyimpanan.

4. Menimbulkan masalah dalam interfiling dokumen yang berkaitan dengan filming yang bermutu.

5. Penggunaan informasi oleh pengguna akan mengakibatkan ketegangan mata dan kelelahan fisik.

6. Mikrofilm memerlukan perawatan khusus dan tenaga ahli dalam proses pembuatannya.
Memproduksi mikrofilm

Terdapat 4 (empat) faktor yang terlibat dalam memproduksi mikrofilm (memproduksi rol mikrofilm/membuat gulungan film berukuran kecil), yakni:

1. Harus ada sumber informasi baik yang tercetak maupun yang berupa tape magnetis/suara tape.

2. Perubahan dari informasi kepada bayangan laten pada film. Dalam hal ini, pengubahan/konversi informasi menjadi dokumen film yang tersembunyi dilakukan dengan cara mengekpos/menyingkap film itu dengan menggunakan kamera atau sebuah COM (Computer Output Microfilmer).

3. Langkah pemrosesan dimana “latent image” dibangun dan diterapkan. Dalam tahap processing/pengolahan ini, dimana dokumen film yang tersembunyi itu dikembangkan dan diperbaiki.

4. Muatan, dimana film yang telah diproses diperanginkan diatas gulungan dan disisipkan di dalam kaset. (pemuatan film yang telah diproses/diolah dengan digulungkan/dililitkan pada gulungan dan dimasukkan kedalam slongsong atau kaset)
Pemasukan Informasi

1. Dokumen dipersiapkan secara manual.

# Dokumen dipersiapkan terlebih dahulu untuk pengiriman (dokumen) pada kamera.

# Dokumen-dokumen tersebut dipersiapkan untuk “filming”.

# Berdasarkan keperluan pengguna, dokumen tersebut untuk filming : arsip-arsip (files) dicek/diteliti untuk menata urutan/rangkaiannya, halaman-halaman yang sobek diperbaiki, duplikat yang kosong dibuang, begitu juga klip/jepitan dan atom hekter.

2. Informasi dipersiapkan dengan komputer. Prosesnya:

# Proses dimulai dengan pengenalan data dan pemasukan program kedalam komputer.

# Setelah pemrosesan data, komputer menaruh kode data baru pada pita suara tape (komputer menempatkan data encode yang baru pada magnetic tape)

# Termasuk tape, diberi kode data yang berhubungan susunan informasi terakhir yang akan disingkap dalam mikrofilm.

Organisasi Microfilm

3. Kamera-kamera mikrofilm. Dokumen diubah dengan menggunakan salah satu dari tiga tipe/jenis kamera microfilm seperti dibawah ini:

# Rotory Camera. Rotory atau Flow Microfilm Cameras bisa dimasuki satu dokumen dalam sesaat oleh seorang operator atau menerima dokumen-dokumen secara berlanjut dari alat pemasok data otomatis. Keduanya berupa dokumen dan film yang bergerak pada basis yang sinkron.

# Planetary Camera. Dokumen yang difoto dan film tetap tidak berubah selama pencahayaan pada planetary camera. Kamera ini memungkinkan untuk pemfileman dokumen-dokumen besar atau buku berjilid keras. Pengurangan-pengurangan atau pemotongan bisa bervariasi untuk mengurangi subjek-subjek yang berukuran berbeda hingga ukurannya sama pada film itu.

# Step & Repeat Camera. Step and Repeat Camera menciptakan syal yang berbentuk segitiga (MICROFICHE) dengan mengekspos sebuah seri dokumen yang terpisah pada sebuah area film yang formatnya telah ditentukan sebelumnya atau kisi-kisi/jaringan tertentu.

# Computer Output Microfilm (COM)

COM Recorder mengubah data yang tersimpan pada pita magnet komputer secara langsung menjadi microfilm, mengeliminasi kertas cetak. Ada beberapa proses COM. Pada umumnya pita dibaca dan dokumen ditampilkan pada tabung sinar katoda. Ini difoto oleh sebuah kamera yang merupakan bagian dari COM Recorder.

# Pengolahan seperti halnya pada film apapun, mikrofilm harus diolah untuk membuat dokumen yang tersembunyi menjadi tampak kelihatan. Unit-unit pengolahan khusus baik di rumah atau di laboratorium pengolahan yang besar dan canggih digunakan untuk meyakinkan hasil dengan kualitas tertinggi.

# Loading Processed atau proses (pengolahan) pemuatan film dililitkan atau dikumparkan pada gulungan-gulungan, slongsong atau kaset.

Cara Penyimpanan Microfilm

Mikrofilm memiliki daya tahan cukup lama yakni sampai dengan 100 tahun apabila disimpan dalam suatu ruangan dengan suhu yang baik. Waktu menyimpan sebaiknya dijaga agar supaya tidak terkena sinar matahari secara langsung, tidak terlalu lembab, serta temperatur yang cocok yakni antara 60-70° F dengan kelembaban 40-50 %.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penanganan NBM:

q Jenis kategori film: Jauhkan dari cahaya secara langsung karena dapat merubah warna; hindarkan dari kelembaban yang berlebihan; gunakan film yang bermutu baik; serta hindarkan dari goresan dan lemak yang diakibatkan dari tangan yang kotor.

Bahan film mengandung elektronistatis yang membuatnya mudah menarik debu. Sedangkan bahan poliester dalam merawatnya menggunakan kain pembersih antistatik yang bebas dari sulfur sehingga tidak merusak lapisan.

#Jenis Magnetic tape: Pita harus tergulung datar, tidak terlipat dan tidak bengkok; semua jenis magnetic tape harus dioperasikan secara periodik untuk menghindari lengketnya pita tape itu satu sama lain; hindarkan dari debu dan jauhkan dari medan magnet.

#Jenis Magnetic disk: Usahan supaya tidak terlipat; jauhkan dari sinar matahari; jauhkan dari debu, lemak serta dari medan magnet.

#Jenis Tercetak Kertas: Supaya tidak mudah rusak maka simpan di tempat terlindung dari sinar matahari karena kertas sangat peka terhadap sinar matahari; untuk menghindari rusaknya kertas dari sentuhan maka digunakan ANIMASI (cara pemberat); kertas sebaiknya tidak digulung tapi digantung; untuk kertas kotor sebaiknya dibersihkan dengan menggunakan kertas fotografi lapis emulsi.

Keterangan:

* Diasuh oleh dosen: Dra.Tine Silvana R., M.Si. dan Kusnandar, S.Sos.

** Disarikan dari Diktat Materi Perkuliahan berjudul Jenis Koleksi Media Bukan

Buku Di Perpustakaan, dan Peraturan Katalogisasi Media Non Book: Pengantar

teoritis dan Praktis oleh Dra.Tine Silvana R., M.Si.; Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fikom Unpad, Bandung: 1999.